Każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników ma obowiązek przeszkolenia ich w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Przepisy RODO wprowadzone 25 maja 2018 roku znacznie skomplikowały procedury, gdyż ograniczyły możliwość swobodnego przekazywania danych osobowych pracowników zewnętrznym firmom, między innymi tym zajmującym się kursami BHP. Jak w zastanej rzeczywistości pogodzić ze sobą obowiązki pracodawcy z aktualnymi przepisami?
Jakie problemy najczęściej spotykają przedsiębiorców wysyłających pracowników na szkolenia BHP?
Najczęstsze problemy występujące w momencie delegowania pracowników do szkoleń BHP to przede wszystkim kłopot z określeniem, które konkretnie dane osobowe można przekazać zewnętrznej firmie, w jaki sposób to zrobić i czy w ogóle przedsiębiorca ma do tego prawo.
Jedną z częściej spotykanych sytuacji jest ta, w której przedsiębiorca deleguje pracowników swojej firmy na szkolenie organizowane przez zewnętrzny podmiot. Właściciel firmy jest zobowiązany do podania danych osobowych zatrudnionych osób w celu wystawienia zaświadczeń potwierdzających odbycie szkolenia. Metodą zabezpieczającą przedsiębiorcę przed ewentualnymi roszczeniami ze strony pracowników i organów kontrolnych są umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Zazwyczaj firmy szkoleniowe dobrze znają przepisy w tej materii i mają z góry przygotowane formularze, które wystarczy jedynie wypełnić. Generalnie do wystawienia zaświadczenia o ukończeniu szkolenia BHP wymagane jest podanie następujących danych: imię i nazwisko pracownika, data jego urodzenia, rodzaj pełnionego stanowiska.
Na jakie formy przesyłania danych osobowych pracowników zezwalają aktualne przepisy prawa?
Najwygodniejszą, a przy tym bezpieczną formą przekazywania danych osobowych pracowników jest wiadomość e-mail z załącznikiem zapisanym w formacie xls. Istnieją możliwości szyfrowania tego typu plików i zabezpieczania ich poprzez ustanowienie hasła. Więcej informacji na temat tego, w jaki sposób poprawnie przekazać dane osobowe pracowników można uzyskać, biorąc udział w szkoleniach BHP w Warszawie.